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7 dicas para uma reunião de final de ano produtivaTempo de leitura estimado: 6 min.

27 de novembro de 2019
Gestão Escolar


Conheça algumas dicas essenciais para planejar com sucesso a reunião de final de ano da sua escola, tornando-a ainda mais produtiva.

As reuniões de pais e mestres desempenham um papel crucial no processo de ensino-aprendizagem, pois são momentos em que familiares e professores interagem e discutem sobre o progresso dos alunos. Além disso, com base nas informações trocadas, as famílias podem desempenhar um papel ativo na educação de seus filhos com o intuito de incentivá-los ainda mais a se saírem bem na escola.

A reunião de final de ano, em especial, é um momento de grande expectativa de todos os lados pelo fato de representar o encerramento do ciclo letivo.

Nesse sentido, sua escola precisa encarar o momento como uma grande oportunidade de reforço dos laços com as famílias, a fim de renovar seu engajamento com a escola. Além disso, trata-se de um momento em que a escola também recebe feedbacks e tem a oportunidade de observar pontos em que precisa melhorar.

Então, para que você tenha sucesso com uma reunião de final de ano mais produtiva, separamos 7 dicas para um planejamento de ações eficaz. Confira as próximas linhas!

1. Crie um calendário de reuniões para cada turma

Para aumentar a produtividade da reunião de final de ano, o primeiro passo é definir um calendário de encontros por nível de ensino e período, evitando aglomerações e demora no atendimento individual.

Escolha um horário-chave que garanta a participação da maioria das famílias e privilegie a tranquilidade para que todos possam dar e receber os melhores feedbacks, bem como falar com outros profissionais da escola (psicólogos, coordenadores e a direção).

2. Organize os espaços da escola para garantir conforto

Para que os familiares sejam mais bem recebidos, é importante que a escola prepare seus espaços. Divida a reunião por etapas, crie um caminho por onde os responsáveis deverão transitar em sequência lógica, sinalize bem as áreas da escola e escale funcionários para atuarem como orientadores de público.

Para os ensinos Fundamental II e Médio, fase em que os alunos contam com pelo menos um professor por disciplina, uma sugestão é dividir os educadores por área de conhecimento ― lembrando que acima de três em uma mesma sala pode gerar tumulto. Além disso, caso a distribuição dos boletins seja feita nesse mesmo dia, organize a entrega de maneira que filas sejam evitadas.

3. Receba os pais com um tom de alegria e acolhimento

Manter um tom de alegria e acolhimento na hora que os familiares chegam para a reunião de final de ano é fundamental para aliviar possíveis momentos de tensão, uma vez que a divulgação dos resultados pode ser preocupante para alguns.

Nesse sentido, prepare algo especial e engaje todos os colaboradores. Realize uma abertura oficial da reunião com a presença da equipe pedagógica e, antes de iniciar a pauta do dia, deixe uma mensagem de agradecimento pela confiança no trabalho realizado durante o ano. Também reforce os laços com as famílias fazendo votos de que o próximo ciclo letivo será ainda melhor.

4. Faça uma retrospectiva honesta do ano letivo

Aproveite a abertura para fazer uma retrospectiva do que foi realizado no presente ano letivo, elenque todos os pontos positivos e conquistas. Reitere a relação entre as ações educativas e as diretrizes do Projeto Político-Pedagógico (PPP) e mencione os resultados alcançados.

Também reconheça eventuais pontos que necessitam de melhoria e aponte um plano de intervenção pedagógica com esse fim. Para tanto, lembre-se de que as opiniões das famílias são importantes e, nesse caso, vale até mesmo reconhecer que alguns pedidos dos responsáveis serão definitivamente atendidos.

Enfatizar o empenho em rever políticas e melhorar alguns pontos demonstra que a escola está realmente comprometida com a qualidade dos serviços prestados e está atenta à voz da comunidade educativa. No entanto, tenha cautela ao expor essas questões para evitar possíveis atritos que desestabilizem o clima positivo construído para esse dia.

5. Destaque as principais produções dos alunos

Muitas vezes, os pais não têm uma ideia concreta do que é feito na escola, especialmente em níveis de ensino diferentes dos de seus filhos. Para que a abertura da reunião não se estenda com assuntos transversais, aproveite os espaços da reunião para apontar os feitos dos alunos. Valorize as conquistas esportivas, prêmios recebidos, projetos realizados, aprovação em vestibular, intercâmbios etc.

Com criatividade, compile as principais informações e divulgue-as por meio de murais fotográficos, informativos impressos, vídeos transmitidos em telões ou monitores nas áreas públicas para que os familiares assistam enquanto esperam atendimento individual.

Além disso, nas próprias salas de aula ou corredores, também disponha materiais, objetos e equipamentos que simulem o dia a dia dos alunos com informações pedagógicas.

6. Mobilize profissionais administrativos e pedagógicos no atendimento às famílias

Como dissemos, as reuniões configuram um importante canal de interação entre a família e a escola. Com isso, empenhe-se em promover um atendimento individual de qualidade a fim de que os responsáveis saiam com uma sensação de confiança, independentemente do desempenho do aluno.

Para tanto, todo o corpo administrativo e docente deve estar exclusivamente voltado à reunião de final de ano. Muito provavelmente, assuntos complementares ― ou até mesmo divergentes ― de questões pedagógicas também serão levantados pelos familiares, então a escola deve se preparar para receber essas questões.

Por exemplo, a área financeira deve estar atenta ao atendimento a quem está com mensalidades em aberto; a secretaria deve estar apta a receber matrículas (caso estejam no período); o setor de psicologia deve atender casos especiais; a direção deve estar em meio aos pais para receber apontamentos e orientar as famílias, entre outros.

7. Documente os assuntos abordados

Por fim, é fundamental que todos os setores envolvidos façam registros das demandas recebidas na reunião de final de ano. Reunir essas informações é fundamental para que a escola avalie os feedbacks recebidos e possa dar uma devolutiva eficiente aos familiares.

Além disso, divulgue nos canais oficiais de comunicação as pautas de cada reunião a fim de que os ausentes tenham condição de conhecer os temas abordados. Aproveite também para pontuar questões macro e soluções para eventuais problemas levantados na reunião.

Como você percebeu, ter um planejamento adequado para sua reunião de final de ano é essencial para alcançar um saldo positivo. Ao estabelecer ações como as apontadas neste artigo, você garante organização e tem mais condições de reconhecer as necessidades e anseios das famílias ― algo extremamente necessário para manter a confiança e aumentar sua fidelidade para com o trabalho da escola.

Aproveitando que falamos sobre a reunião de final de ano, não vá embora sem conferir mais dicas de como elaborar reuniões pedagógicas!

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